Hero Link

A Microsoft anunciou uma nova geração de compartilhamento de arquivos no Microsoft 365, com foco em tornar o processo mais simples, inteligente e seguro. Apresentado durante a Microsoft 365 Community Conference, o destaque é o "hero link", uma abordagem unificada que visa facilitar a colaboração e o controle de acesso a documentos e pastas.

O que é o Hero Link?

O "hero link" é um único link associado a cada arquivo, controlando todo o acesso a ele. Seja copiando o link, enviando por e-mail ou compartilhando diretamente, tudo é feito através desse link único. Isso elimina a necessidade de criar, excluir e gerenciar múltiplos links para um mesmo arquivo, simplificando significativamente a experiência de compartilhamento.

Com o ele, é possível atualizar as permissões rapidamente, permitindo que qualquer pessoa com o link na sua organização tenha acesso, ou restringindo o acesso apenas a pessoas específicas. Além disso, se um link já foi compartilhado, é possível ajustar seu escopo de acesso conforme necessário, sem precisar gerar um novo link.

Segurança por padrão

Por padrão, cada "hero link" funciona apenas para as pessoas que já foram adicionadas ao documento. À medida que a colaboração avança, é possível adicionar mais pessoas ou equipes diretamente ao documento ou atualizar o "hero link" conforme necessário para ampliar o acesso. Para arquivos compartilhados externamente, a nova experiência de compartilhamento destaca explicitamente usuários externos e convidados, garantindo que possam ser gerenciados adequadamente. Os administradores têm a capacidade de alterar essa configuração padrão por coleção de sites ou base do OneDrive, conforme necessário.

Visualização e gerenciamento de acesso

A nova geração de compartilhamento exige uma compreensão fácil de quem tem acesso a um arquivo e como esse acesso é concedido. As experiências de "Compartilhar" e "Gerenciar Acesso" agora estão unificadas em uma única interface poderosa, garantindo que os usuários possam ver e gerenciar seus documentos e pastas com precisão e facilidade. As atualizações de permissões agora aparecem em tempo real, proporcionando confiança e feedback imediato ao compartilhar.

Com esse novo modelo de compartilhamento, é possível atualizar permissões em massa, facilitando a alteração ou remoção de permissões para várias pessoas em uma única sessão. As alterações aparecem instantaneamente, ajudando a manter o controle.

Se um usuário desejar mais granularidade, pode criar links de compartilhamento adicionais para serem usados para propósitos específicos. Esses links podem ser nomeados, ajudando os usuários a rastreá-los e atribuí-los a tarefas específicas.

Integração com o Copilot

Ao compartilhar um arquivo, é possível gerar um resumo do documento com um único clique, que será incluído no e-mail de notificação. Isso permite que os destinatários compreendam o conteúdo do arquivo sem precisar abri-lo, economizando tempo e mantendo todos atualizados.

Controle de notificações

Agora, é possível escolher se deseja enviar uma notificação por e-mail ao adicionar pessoas ao seu arquivo. Esse controle é essencial ao incorporar um colega em vários documentos ou ao garantir que o arquivo seja compartilhado corretamente antes de ser incluído em uma postagem de notícias do SharePoint ou Amplify.

Disponibilidade

Essa nova experiência e modelo de compartilhamento serão implementados no final de 2025. É possível acompanhar os cronogramas e atualizações mais recentes por meio do Centro de Mensagens do Microsoft 365 ou do Roteiro do Microsoft 365.

Para mais: Simple, Smart, and Secure: The next step in sharing files in Microsoft 365 | Microsoft Community Hub