Como realizar a configuração do Localizador de Salas do Outlook

O Localizador de Salas (Room Finder) do Outlook é uma ferramenta que facilita a reserva de salas de reunião, permitindo que os usuários localizem e reservem espaços adequados com base em critérios como localização, capacidade e recursos disponíveis.

Principais Componentes

• Caixas de Correio de Sala (Room Mailboxes): representam salas físicas que podem ser reservadas e devem ser criadas no Exchange Online através do Exchange Admin Center (Salas e Recursos no Microsoft 365 Admin Center)
• Listas de Salas (Room Lists): grupos de distribuição especiais que organizam as salas por categorias, como cidade ou andar. Criadas via PowerShell com o cmdlet New-DistributionGroup e o parâmetro -RoomList.
• Detalhes da Sala: atributos como cidade, edifício, andar e recursos (por exemplo, dispositivos de áudio/vídeo) que ajudam na filtragem e seleção no Room Finder, configurados usando o cmdlet Set-Place no PowerShell.

Passos para Configuração

Criação das Caixas de Correio de Sala:

No Exchange Admin Center, navegue até "Recursos" e crie novas caixas de correio de sala conforme necessário.

Criação das Listas de Salas:

1. Conecte-se ao Exchange Online via PowerShell com Connect-ExchangeOnline
   
   
2. Execute comandos como: powershell New-DistributionGroup -Name "nome_grupo_distribuicao" -RoomList
   
3. Adicione salas às listas correspondentes: powershell Add-DistributionGroupMember -Identity "nome_grupo_distribuicao" -Member "sala1@dominio.com"
4. Configure detalhes das salas: powershell Set-Place -Identity "sala1@dominio.com" -Building "nome_edificio" -Floor 1 -City "nome_cidade"

Configuração dos Detalhes das Salas:

Utilize o cmdlet Set-Place para definir atributos adicionais, como recursos disponíveis.

Exemplo: Set-Place -Identity "sala1@dominio.com" -AudioDeviceName "Polycom" -VideoDeviceName "Logitech"

Considerações Importantes:

• Replicação: as alterações podem levar de 24 a 48 horas para refletir no Outlook.
• Ambientes Híbridos: se as identidades forem sincronizadas do local, alguns atributos, como "Cidade", devem ser configurados no Active Directory local.

Como configurar cidades para as salas

Usando o Cmdlet Set-Place

O comando Set-Place permite atribuir detalhes específicos, como cidade, prédio, e andar para cada sala.

Exemplo:

Set-Place -Identity "sala1@dominio.com" -City "nome_cidade"

Você pode repetir esse comando para cada sala, alterando o nome da cidade conforme necessário.

Criando Listas de Salas por cidade

Depois de configurar as cidades, você pode organizar as salas em Room Lists específicas para cada localidade.

Exemplo para criar uma Room List por cidade:

New-DistributionGroup -Name "nome_grupo_distribuicao" -RoomList
Add-DistributionGroupMember -Identity "nome_grupo_distribuicao" -Member "sala1@dominio.com"

Alterando o nome de uma sala

Use o comando abaixo para alterar o nome de exibição (DisplayName) do grupo:

Set-DistributionGroup -Identity "nome_grupo_distribuição" -DisplayName "novo_nome"

Se também quiser alterar o alias (nome de e-mail do grupo): 

Set-DistributionGroup -Identity "nome_grupo_distribuição" -Alias "novo_alias"

 

Configuração em Ambientes Híbridos

Se você estiver em um ambiente híbrido (com Active Directory local sincronizado com o Azure AD), o atributo City pode precisar ser configurado diretamente no Active Directory local.

Exemplo no AD local:

1. Abra o console Active Directory Users and Computers (ADUC).
2. Localize o objeto de sala correspondente.
3. Edite o atributo l (localidade/cidade) no editor de atributos.
4. Espere a sincronização com o Azure AD (pode levar algumas horas).

Verificando Configurações

Depois de configurar, você pode verificar se as cidades foram aplicadas corretamente com o cmdlet Get-Place:

Get-Place -Identity "sala1@dominio.com" | Format-List City

Ou, para listar todas as salas e suas cidades:

Get-Place | Select-Object DisplayName, City

 

Comando para Listar as Salas de um grupo

Para listar as salas de um grupo de distribuição, use:

Get-DistributionGroupMember -Identity "nome_grupo_distribuicao"

 

Filtrando apenas Salas

Se o grupo contiver outros tipos de membros, como caixas de correio de usuário ou contatos, você pode filtrar apenas os objetos do tipo RoomMailbox:

Get-DistributionGroupMember -Identity "nome_grupo_distribuicao" | Where-Object {$_.RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox"}

 

Exibindo detalhes específicos

Para exibir detalhes adicionais, como nome, endereço de e-mail ou atributos personalizados, você pode usar o Select-Object:

Get-DistributionGroupMember -Identity "nome_grupo_distribuicao" | Where-Object {$_.RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox"} | Select-Object Name, PrimarySmtpAddress

Dicas

• Verificar o Nome do Grupo: certifique-se de que o nome do grupo está correto. Você pode listar todos os grupos com:

Get-DistributionGroup

• Ambientes Híbridos: em ambientes híbridos, garanta que a sincronização entre o Active Directory local e o Azure AD está atualizada, caso o grupo ou salas não apareçam como esperado.

Para mais: 
Set-Place (ExchangePowerShell) | Microsoft Learn
Outlook Room Finder, Room Lists and how to use them

Siga a Cloud-ing no Insta! (Instagram)